Quello della pianificazione è un tema che conosco bene perché rappresenta l'80% del mio lavoro attuale. Per questo la definisco la mia 'zona di comfort' (e non solo sul lavoro 😉).

Infatti nel 2000, quando cominciai a lavorare da giovane freelance, ero molto concentrata sul fare ciò che amavo: creavo messaggi assemblando pensieri, parole, linee, colori, font, immagini. Successivamente, da imprenditrice, il mio focus si spostò sulle fasi amministrativo-gestionali del business, lasciando che tutti i miei collaboratori 'gestissero' la fase di esecuzione in autonomia, come avevo fatto io prima di loro, o magari meglio!

Ma non fu così.

Infatti con l’aumentare della quantità di progetti, e della loro complessità, vennero a galla tutte le magagne di questo sistema di autogestione, nel quale mancava principalmente una regia chiara che definisse gli obiettivi in modo semplice da seguire. Ci provavo ma il metodo era inefficiente: valanghe di mail, telefonate a qualsiasi ora, to do list  infinite di cose da rivedere e validare che mi piombavano sulla schiena.

Le ripercussioni non si fecero attendere e l'inefficienza si manifestò con clienti non del tutto soddisfatti e nella mia difficoltà di responsabilizzare i collaboratori.

Non ricordo esattamente quale fu il momento di svolta, ma ricordo un processo molto lungo di studio e test degli strumenti che avrebbero potuto supportarci nella fase di esecuzione dei progetti. Infatti mi ero resa conto che avevamo necessità di strumenti più flessibili, perchè i gant prodotti ad inizio progetto restavano su carta e non si riusciva a tenerli aggiornati ad ogni step. Questo rendeva difficilissima la comunicazione costante col cliente sullo stato di avanzamento sul progetto, e con diversi team che lavoravano contemporaneamente a più progetti, con compiti di durata e urgenza diversa, avevo bisogno di un centro di comando per non impazzire. Così incappai in Asana.

Torniamo all’inizio, quando ti raccontavo che il punto critico di ogni tipo di progettazione, che sia il tuo piano marketing o la ristrutturazione di casa, sta nell’esecuzione! Lo sostengo perché, come ti ho potuto dimostrare, non bastano le migliori intenzioni e persone disposte ad aiutarti, ci deve essere una regia che permetta a tutti - capo compreso - di tenere la rotta nel day by day. Per riuscirci servono regole condivise e step chiari dove tutto il team conosce i punti di intersezione e scambio tra i suoi compiti e quelli altrui. Inoltre serve semplificazione, soprattutto volta all’ottimizzare i momenti a basso valore aggiunto! Cerco di spiegarmi meglio: in tutte le filiere ci sono fasi di lavoro obbligatorie ma a basso valore aggiunto, apparentemente 😊. Nelle filiere produttive che si svolgono ‘in ufficio’ tipicamente si tratta del famigerato passaggio delle informazioni che permea una percentuale altissima degli step di sviluppo e se mal gestito genera un volume di tempo sprecato e frustrazione notevoli. Come si risolve? Centralizzando l’informazione per riuscire a gestirla in modo efficiente.

Come ti dicevo, con i team con cui lavoro ho adottato Asana, al punto in cui ha sostituito tutti gli altri calendari che dovevo tenere in considerazione (cartacei o digitali), anche privati. Lo so, ti starai chiedendo “e mò che c’entra la vita privata?”. C’entrano eccome perché è sotto gli occhi di tutti la necessità di far quadrare il tempo tra impegni lavorativi e personali. Per cui come farlo senza perdere tempo e appuntamenti? Centralizzando le informazioni su un unico strumento per semplificarti la vita!

Torniamo su Asana su cui, nei prossimi paragrafi, ti racconterò quali grandi cambiamenti ha portato e come potrebbe aiutarti, questo o un altro software di gestione dei compiti!

Vediamo una ad una le fasi dell’esecuzione perfetta, ricordandoci questo paradigma: che si tratti dello sviluppo di un prodotto o dell’erogazione di un servizio tutte le fasi di lavoro possono essere procedurizzate e rese standard grazie a strumenti come Asana. Si fa non per somigliare a dei robot, ma semplicemente perché è il nostro cervello a funzionare così.

Riflettici sopra: quando svolgi un’attività, se è nuova cerchi il metodo migliore per farla e, dalla volta successiva, ripeterai gli step che hanno funzionato. Questo accade perché il tuo cervello ha memorizzato un metodo soddisfacente che gli permette di risparmiare energie. Ora potresti tenere tutto a mente, ma cosa succede se non svolgi quel compito per qualche giorno o settimana? Dimentichi. Perché il nostro cervello ha slot di spazio limitato. Quindi tracciare le procedure di lavoro ci permette di essere più precisi, più veloci, meno affaticati e - cosa fondamentale se non lavoriamo da soli - poter estendere l’esperienza ad altri!

Torniamo alle descrizioni delle fasi:

1. FASE 1 - L'AVVIO > Tipicamente si tratta di identificare chi lavorerà al prodotto o servizio da erogare, quali obiettivi dovranno essere raggiunti, con quale budget ed eventuali rischi che si potrebbero presentare.
2. FASE 2 - LA DEFINIZIONE - Ora tracciamo la pianificazione dettagliata delle attività del progetto e delle risorse necessarie per portarle a termine. In sintesi stiamo organizzando!
3. FASE 3 - L'ESECUZIONE - In questa fase tutto il team è pronto a implementare le attività pianificate.
4. FASE 4 - L'IMPLEMENTAZIONE - Terminata la produzione avviene la consegna del prodotto o servizio al cliente.
5. FASE 5 - IL CONTROLLO - Questa fase segue l’intero svolgimento dell’execution. Dipendentemente dalle dimensioni dell’impresa viene svolta dall’imprenditore, o da capi reparto, o da project manager interni o esterni. Comprende la supervisione delle attività, del progresso del progetto, della qualità generale del lavoro svolto e dei costi.

Tutto questo può quindi essere scritto su Asana e reso un modello replicabile ogni volta che dovrò ripetere quella lavorazione.

Vuoi vedere un esempio? Scrivimi e ti mostrerò una procedura abbozzata su Miro e poi modellizzato su Asana.